Conclusions tirées de la gestion des risques liés au COVID-19 dans l'enseignement supérieur

Matt Kelly

Matt Kelly

Rédacteur en chef et PDG, Radical Compliance

Comme tous les secteurs, l'enseignement supérieur est confronté à des défis importants en raison de la crise liée au COVID-19. Pour évaluer et gérer correctement les risques à court et long terme, les professionnels du risque doivent adapter leurs priorités et leurs habitudes de travail à cette « nouvelle normalité ».

L'ensemble des secteurs économiques est touché par des changements profonds et des défis permanents pendant cette pandémie du coronavirus, mais peu d'entre eux ont connu autant de perturbations que l'enseignement supérieur.

En effet, dès la mi-mars, les instituts techniques supérieurs et les universités du monde entier ont fermé leur campus pour renvoyer les étudiants chez eux et mettre en place un enseignement en ligne. La plupart ne s'attendent pas à reprendre une vie normale au prochain semestre. Certains prévoient déjà de poursuivre avec un modèle en ligne uniquement à l'automne prochain ; d'autres s'attendent à ce que les campus restent fermés jusqu'en 2021.

Considérez les ondes de choc comme un changement qui entraîne la modification brutale des modèles opérationnels, le bouleversement des profils de risque et l'inefficacité des structures de supervision. Certes, l'enseignement supérieur s'oriente vers l'enseignement à distance depuis des années, mais la crise liée au COVID-19 a transformé cette promenade en véritable ruée.

Cela donne un aperçu fascinant de la façon dont les équipes d'assurance des risques doivent envisager les nouveaux risques et les mesures correctives au fur et à mesure que leurs organisations traversent la crise liée au COVID-19. Il y a là des leçons pour nous tous.

Réévaluer le paysage des risques dans l'enseignement supérieur

Tout d'abord, les universités et les autres établissements d'enseignement supérieur doivent comprendre en quoi consiste réellement ce défi. Les objectifs fondamentaux de l'enseignement supérieur restent les mêmes : servir les étudiants, préserver l'intégrité académique, se conformer aux réglementations des États et du gouvernement fédéral, et réaliser les objectifs budgétaires et financiers.

Ce qui a changé pour la plupart des établissements, c'est le modèle de fonctionnement, qui est passé d'un enseignement essentiellement physique en salle classe à un enseignement à distance à grande échelle. L'évaluation des risques dans l'enseignement supérieur est donc radicalement différente. Voici quelques exemples :

  • La sécurité. Les étudiants et le personnel passent désormais tout leur temps à communiquer en ligne. Cela augmente les risques en matière de protection de la vie privée (protection des informations personnelles identifiables) et de sécurité des données (transmission de la propriété intellectuelle confidentielle sur Internet). Cela expose aussi potentiellement les infrastructures informatiques universitaires à un risque accru de vulnérabilités et d'attaques de cybersécurité, les VPN et l'accès aux systèmes hors campus devenant la nouvelle normalité. (Les étudiants ont aussi été récemment visés par les escroqueries à la cybersécurité COVID-19, avec des pirates informatiques envoyant de faux courriels à partir des comptes de l'administration d'un campus)
  • La liquidité. La fermeture des campus permet d'économiser de l'argent à certains égards (diminution des factures des services publics, absence de dépenses pour les événements sportifs), mais il en coûte de l'argent à d'autres (perte des revenus liés à la présence d'étudiants étrangers et perte des recettes liées aux événements sportifs). Les projections budgétaires fondées sur le temps sont désormais obsolètes, mais la nécessité d'une responsabilité fiscale est de plus en plus grande.
  • L'intégrité académique. Comment s'assurer qu'un étudiant inscrit est bien la personne qui fait le travail demandé ou passe les examens en ligne ? Les contrôles d'accès - et même la nature du travail demandé et des tests - sont désormais des points beaucoup plus critiques à prendre en compte.
  • La vie étudiante. Le harcèlement sexuel, les brimades et la santé mentale, priorités dans le cadre traditionnel des campus, présentaient des risques de conformité réglementaire et de litiges pour les institutions qui ne les prenaient pas au sérieux. Ces problèmes existent toujours dans le monde en ligne, de sorte que les établissements d'enseignement supérieur et leurs organismes représentatifs doivent maintenant trouver de nouveaux moyens de les résoudre.

« La réalité est qu'au moment où une organisation met en œuvre de nouvelles stratégies et procédures de gestion des risques en réponse à la crise liée au COVID-19, votre profil de risque peut très bien avoir encore changé. »

La COVID-19 est synonyme de nouveaux risques stratégiques

Beaucoup d'établissements supérieurs et de nombreuses universités pourraient également être confrontés à des risques stratégiques émergents. Par exemple, les établissements plus anciens fondés au XIXe ou au XXe siècle ayant recours à des modes traditionnels d'enseignement sur le campus depuis des générations pourraient ne pas être aussi compétents que leurs concurrents plus récents en matière d'enseignement en ligne. D'autres parties de la société examinent le passage à l'apprentissage virtuel résultant de la crise liée au COVID-19 et quel pourrait en être l'effet à long terme sur le secteur de l'enseignement supérieur, s'interrogeant sur la nécessité de classes et de conférences traditionnelles sur le campus, comme en témoigne ce récent article de la Harvard Business Review.

En parlant de concurrents, si les étudiants peuvent désormais suivre les cours depuis chez eux, cela signifie-t-il que les universités peuvent recruter davantage d'étudiants provenant de nouvelles régions ? Que se passera-t-il si des établissements plus importants tentent de récupérer plus d'élèves, laissant trop peu d'élèves aux autres écoles ? (Ce n'est pas une hypothèse ; Les régulateurs britanniques envisagent de plafonner les inscriptions d'étudiants précisément pour que quelques grands acteurs ne « volent » pas les étudiants des autres écoles)

Les universités, les instituts techniques, les facultés, les administrations et les étudiants doivent tous s'adapter à un nouveau monde de risques avec la COVID-19.

Comment les équipes d'audit de l'enseignement supérieur peuvent-elles gérer cette « nouvelle normalité » ?

L'enseignement supérieur englobe à peu près tous les risques que la crise liée au COVID-19 peut entraîner pour un secteur. Comment les équipes d'audit font-elles face à tant de bouleversements ? Nous pouvons identifier quelques étapes de base.

1. Tri des évaluations du risque

Nous pourrions faire apparaître à longueur de journée des risques nouveaux ou modifiés dans l'enseignement supérieur, tout comme n'importe quel responsable de l'audit dans son secteur d'activité, ce qui est précisément le but recherché. La crise liée au COVID-19 a tellement modifié le profil de risque des organisations que les professionnels du risque peuvent à peine suivre. Les équipes d'audit doivent établir un ordre de priorité entre les grandes catégories de risques qui devront être réévaluées en premier lieu et celles qui peuvent attendre.

2. N'oubliez pas votre ennemi et comprenez vos alliés

Au fur et à mesure que votre organisation met en place de nouvelles politiques, procédures et contrôles, les employés et les autres collègues de l'organisation vont se plaindre. Inévitablement, certains auront le sentiment que ces nouvelles mesures sont intrusives et inutiles car elles ne déclencheront jamais le risque qui vous inquiète.

Les équipes d'audit doivent toujours se rappeler que le virus est l'ennemi. Les fonctions de l'entreprise sont vos alliées, et on ne peut pas s'en éloigner. Pour mettre en œuvre avec succès les plans de remédiation et les contrôles compensatoires, les équipes d'audit doivent posséder des compétences interpersonnelles adroites, une communication et une collaboration claires, ainsi qu'une appréciation des objectifs que ces alliés tentent d'atteindre.

3. Surveillez et répétez

L'autre réalité est qu'au moment où une organisation met en œuvre de nouvelles stratégies et procédures de gestion des risques en réponse à la crise liée au COVID-19, votre profil de risque peut très bien avoir à nouveau changé. Par exemple, les gouvernements peuvent avoir modifié les dates de fermeture des entreprises locales ou approuvé un financement d'urgence. Les circonstances du risque lié au COVID-19 changeront constamment. Il est donc nécessaire de surveiller l'état des risques, d'analyser les données et de tout réévaluer à nouveau, si nécessaire.

Utiliser plus efficacement la technologie

La technologie qui permet aux collaborateurs de travailler à distance tout en travaillant en équipe est essentielle. Ainsi, les points habituels concernant les capacités technologiques s'appliquent toujours :

  • Une source de données unique et fiable. Cela est d'autant plus vrai que de nombreux collaborateurs travailleront séparément les uns des autres. Les risques de problèmes de contrôle de version ou d'inexactitude ou de non-exhaustivité des données sont plus élevés, de sorte que le besoin d'une source de données unique et fiable sur une plateforme unique est également plus grand.
  • Outils de communication et de collaboration. La crise liée au COVID-19 sépare les gens, à travers les fuseaux horaires et les bureaux, sans qu'il soit facile de travailler ensemble spontanément. Il faut donc des outils de communication fonctionnels, collaboratifs et faciles à utiliser pour retrouver ces expériences interpersonnelles perdues.
  • Des processus permettant de surveiller les travaux de remédiation et de signaler les étapes qui ne sont pas réalisées. Dans le même ordre d'idées, le risque de voir des tâches « passer entre les mailles du filet » est beaucoup plus grand lorsque les effectifs sont distants. La capacité de suivre les tâches, notamment les notifications automatisées et la fonctionnalité de remédiation des flux de travail, est essentielle.
  • De solides mécanismes de documentation et de test. Et avec tant de nouveaux risques, de procédures improvisées et de contrôles d'urgence, il deviendra primordial de tester et de documenter tout cela.

La crise liée au COVID-19 met à mal notre capacité à travailler ensemble car nous devons littéralement nous tenir à l'écart les uns des autres pour éviter d'être contaminés. Parallèlement, le virus pose également une foule de nouveaux défis en matière de risques : il s'agit soit de risques entièrement nouveaux, soit de risques précédemment connus qui se manifestent de manière nouvelle. L'enseignement supérieur en est un exemple, mais tous les autres secteurs connaissent le même genre de difficultés.

Les équipes d'audit devront pousser leurs talents et leurs capacités très loin dans ce nouveau monde, sur tous les plans, de l'évaluation des risques aux plans de remédiation en passant par les tests et la documentation. Une meilleure utilisation de la technologie joue un rôle important dans cette réussite, tout comme la collaboration, l'ingéniosité et beaucoup de persévérance.

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