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20 moyens de suivre la fraude grâce aux outils d'analyse de données

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Votre entreprise a-t-elle rencontré des problèmes de fraude ? Si vous avez répondu « oui » à cette question, vous n'êtes pas tout seul. Et si tel est le cas, il est possible que vous n'ayez tout simplement pas été assez attentif dans la lecture de vos données.

Selon une étude de PricewaterhouseCoopers réalisée en 2020, 47 % des entreprises auraient rencontré au moins un cas de fraude au cours des deux dernières années, avec une moyenne de six cas par entreprise. La fraude à la clientèle est le type de fraude le plus courant, suivi de la cybercriminalité, du détournement d'actifs, des pots-de-vin et de la corruption. Les incidents sont répartis presque de manière égale entre les auteurs internes et externes, 20 % des cas présentant une connivence entre des parties internes et externes. Au total, pour les 5 000 entreprises interrogées, les pertes s'élèvent à 42 milliards de dollars.

L'instabilité de la pandémie de COVID-19 favorise encore davantage les risques de fraude. Selon un rapport de l'Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), 77 % des entreprises interrogées en août 2020 ont connu une augmentation des activités frauduleuses depuis le début de la pandémie, et 92 % d'entre elles s'attendent à ce que la fraude augmente au cours des 12 prochains mois.

Les entreprises s'empressent d'accélérer l'intégration de nouveaux fournisseurs, parfois sans les approbations appropriées. De nombreuses entreprises avançant à l'aveuglette dans leur nouvel environnement de travail à distance, les contrôles et recoupements financiers liés à l'activité de l'entreprise physique peuvent être plus facilement négligés. En n'y regardant pas de près, il peut être facile de rater des situations de déséquilibre dans le grand livre.

Heureusement, les outils d'analyse de données permettent de repérer les signes avant-coureurs passant à côté des professionnels humains. Voici un aperçu des principaux types d'incohérences de données que vous pouvez utiliser pour repérer les fraudes commises aussi bien en interne qu'en externe.

Écritures du grand livre

Les écritures du grand livre doivent être examinées de près pour détecter toute fraude ou erreur potentielle. Par exemple :

1. Identifier et rechercher des mots-clés suspects.

Identifiez les descriptions d'écritures de journal suspectes à l'aide de mots-clés qui peuvent indiquer des écritures non autorisées ou non valides.

2. Stratifier les comptes du grand livre général.

Examinez l'intervalle normal de valeurs pour mettre en évidence les écritures situées en dehors de cet intervalle. Si la moyenne des écritures du grand livre relatives à la paie s'élève à 2 millions de dollars et qu'une écriture est de 500 000 dollars, un examen plus approfondi de cette écriture peut se justifier.

3. Traquer les montants aberrants parmi les écritures au journal.

Grâce à votre solution d'outils d'analyse, signalez les entrées qui s'écartent de plus de deux écarts-types des écritures ordinaires, car cela peut indiquer une erreur comptable ou une fraude potentielle.

Dépenses professionnelles

Les dépenses issues des domaines tels que les déplacements et les loisirs sont souvent effectuées par des employés peu scrupuleux qui peuvent falsifier les chiffres par de multiples méthodes. Voici quelques moyens de surveiller la fraude dans le suivi des notes de frais :

4. Analyser les dépenses moyennes des départements.

Votre service commercial présente probablement des frais de déplacement beaucoup plus élevés que votre équipe de programmation. Surveillez les dépenses par service au fil du temps pour comprendre les frais moyens encourus par chaque division et mettez en place une alerte qui se déclenchera si le service s'écarte de cette plage. Dans certains cas, un événement saisonnier spécifique - par exemple, un congrès - peut faire dévier le solde ; dans ce cas, assurez-vous de faire une analyse ligne par ligne pour vérifier si tout est sur la bonne voie.

5. Rechercher et contrôler les demandes de remboursement suspectes.

Le remboursement du carburant et des frais kilométriques est un domaine dans lequel les employés peuvent bénéficier - souvent par inadvertance - d'une double déduction. S'ils soumettent déjà des frais kilométriques, les frais de carburant doivent être signalés comme doublon.

6. Identifier les demandes d'achat ventilées.

Les employés peuvent contourner les limites d'achat en divisant un achat important sur deux postes différents : dans ce cas, votre solution d'outils d'analyse peut vous avertir des demandes d'achat fractionnées.

7. Surveillez les notes de frais élevées pour les repas de groupe.

L'historique des enregistrements doit vous donner une bonne référence concernant les dépenses moyennes des repas de groupe. Si un enregistrement sort de l'intervalle habituel, il doit être signalé pour être examiné de manière plus approfondie.

8. Rechercher les montants ronds.

Vous voyez une dépense à montant rond, par exemple 200 $ ? Ces frais n'étant pas le fruit du hasard, cela peut indiquer que le salarié utilise sa carte d'entreprise pour obtenir des avances de trésorerie.

9. Identifier les demandes en double.

Certains employés peuvent présenter des notes de frais pour des achats qu'ils ont déjà portés au débit de leur compte d'entreprise et se faire rembourser deux fois pour les mêmes frais.

10. Désactiver les cartes d'entreprise dormantes.

Si un employé quitte votre entreprise mais que sa carte est toujours active, elle est susceptible d'être utilisée de manière frauduleuse. Veillez à ce que ces cartes bancaires soient clôturées immédiatement.

Paie

11. Signaler les augmentations de salaire suspectes.

Gardez un œil sur les multiples petites augmentations de salaire concernant un même employé au cours d'une même année civile et rapprochez-vous du service des ressources humaines pour vérifier leur approbation.

12. Identifier les employés fantômes qui se trouvent encore dans le livre de paie.

Les employés licenciés ou ayant démissionné figurent-ils toujours dans le livre de paie ? Dans certains cas, cela peut signifier qu'un autre employé a modifié le livre de paie pour y ajouter ses propres coordonnées bancaires afin de commettre une fraude financière.

Paiements fournisseur

Les paiements des sous-traitants sont une source très courante de comportements frauduleux, car soit le fournisseur, soit un employé sans scrupules peut faire transiter de l'argent via des fausses factures ou des factures gonflées. Voici quelques conseils pour éviter la fraude liée aux fournisseurs et mieux contrôler la facturation :

13. Séparer les tâches de création et de facturation fournisseur.

Assurez-vous que l'employé chargé de créer les profils des fournisseurs n'est pas également responsable de la production et de l'approbation des factures. Un employé malhonnête peut profiter de ce rôle pour générer de fausses factures de fournisseurs fictifs, tout comme un étranger ayant eu accès aux informations d'identification du système.

14. Signaler les factures en doublon.

Les fournisseurs peuvent soumettre la même facture plusieurs fois, soit par accident, soit pour assurer le suivi des factures impayées. Si vous ne disposez pas d'un système de suivi et de repérage des doublons, vous risquez de payer deux fois la même facture.

15. Surveiller les modifications fréquentes apportées aux informations fournisseurs.

Par exemple, si une table maîtresse comporte des changements fréquents de l'adresse d'un fournisseur, il s'agit d'un indicateur potentiel de fraude.

16. Identifier les correspondances entre les informations fournisseurs et employés dans votre table maîtresse.

Si vous constatez une correspondance entre des coordonnées bancaires, des adresses ou toute autre correspondance de données entre un fichier fournisseurs et les informations se trouvant dans le livre de paie d'un employé, cela peut indiquer que l'employé a ouvert un compte fournisseur frauduleux.

17. Rechercher les achats sans bon de commande supérieurs à la limite de montant autorisée.

Dans la plupart des entreprises, les achats dépassant un certain seuil doivent être associés à un bon de commande : si vous remarquez des achats importants qui ne le sont pas, ils peuvent indiquer une fraude ou une erreur de comptabilité ou de fournisseur.

18. Suivre les reçus généraux.

Les reçus généraux font référence aux factures concernant plusieurs services n'ayant pas encore été déclarés. Si les fournisseurs émettent une demande de paiement avant la prestation de service ou la réception des marchandises, assurez-vous que vous avez un moyen de suivre la livraison ou la prestation de service.

Clients

La fraude et les erreurs de comptabilité peuvent aussi entraîner des problèmes lorsque vous travaillez avec vos clients. Voici quelques moyens de vérifier l'exactitude de votre comptabilité avec vos clients :

19. Valider les limites de crédit des clients

Assurez-vous que tous vos clients présentent des limites de crédit cohérentes en fonction de leur profil de crédit et de la taille de leur entreprise. Marquez les clients ayant des limites de crédit trop élevées puisque ceux-ci peuvent ne pas être en mesure de rembourser les prêts en cours.

20. Identifier les clients sanctionnés

Exécutez vos comptes clients via une base de données qui signalera les clients ayant reçu des sanctions dans les documents publics, comme la liste SDN de l'OFAC, la liste SAM, la liste LEIE du HHS, etc. Cela vous aidera à identifier les clients susceptibles d'avoir besoin d'une validation supplémentaire ou ceux à limiter.

Il existe plusieurs moyens d'identifier la fraude et les erreurs de comptabilité dans votre entreprise, mais si vous vous contentez d'examiner manuellement les transactions, il se peut que vous passiez à côté de beaucoup d'entre elles. Des erreurs, des frais non autorisés et des signes de fraude peuvent passer inaperçus aux yeux de votre équipe de comptabilité fournisseurs, ce qui peut entraîner des pertes s'élevant à des millions de dollars au cours d'une année.

Afin de détecter avec précision la fraude et d'y remédier rapidement avant qu'elles n'aient un impact majeur sur votre organisation, il est important de mettre en œuvre les meilleurs outils d'analyse qui puissent analyser 100 % de vos données financières (au lieu d'effectuer des tests sur des échantillons) afin d'identifier automatiquement les signaux d'alerte.

Votre kit d'outils doit s'intégrer à des jeux de données internes et externes, comme votre ERP, votre système de paie et les ensembles de données gouvernementales telles que les données de recensement et autres registres publics pouvant servir à vérifier l'exactitude de vos données. Un système de traitement continu, qui vous fournira instantanément des alertes concernant des violations potentielles, peut également recourir à des règles et à des déclencheurs personnalisés conçus pour votre secteur. En déployant des solutions de Machine Learning avancé, vos équipes comptabilité, conformité et IT bénéficieront d'une intelligence puissante pour les aider à assurer la sécurité de votre organisation.

eBook :

Détecter et prévenir la fraude grâce aux outils d'analyse de données

Cet eBook aborde les thèmes suivants :

  • Considérations clés pour la mise en œuvre d'un programme efficace de lutte contre la fraude.
  • Les techniques d'analyse de données les plus efficaces pour détecter et prévenir la fraude.
  • Des tests d'outils d'analyse pratiques que vous pouvez mettre en œuvre dès maintenant dans différents secteurs d'activité.

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