Beaucoup de responsables financiers seraient confrontés au défi immédiat de naviguer sur plusieurs systèmes et tableurs afin de se préparer à leur première réunion du conseil d'administration.

Heureusement, cela n'a pas été le cas pour moi. Lorsque j'ai été nommé directeur financier de Galvanize en 2017, j'ai eu le plaisir d'apprendre que Galvanize utilisait son propre logiciel. Dans HighBond, j'avais une ressource inestimable pour interroger nos données, à partir de tous nos systèmes.

J'utilise régulièrement HighBond pour mettre en lumière les risques et les performances financières, ainsi que pour faciliter la production de mes prévisions financières. Voici comment.

Les storyboards améliorent les prévisions financières

J'utilise HighBond pour créer des prévisions financières fiables pour le conseil d'administration et l'équipe de direction. Qu'il s'agisse de chiffre d'affaires, d'EBITDA ou de flux de trésorerie disponible, je m'assure que les outils d'analyse automatiques « nettoient » les ensembles de données.

J'ai mis en place une série de tableaux de bord (storyboards), de KPI et d'alertes pour surveiller les principaux paramètres financiers en temps quasi-réel. Si nous venions à trop nous en approcher, notre PDG, les principaux membres de mon équipe et moi-même recevrions une alerte. Nous utilisons également les storyboards afin de contrôler d'autres indicauteurs importants tels que la « règle des 50 » et opex par rapport aux recettes.

Sur chaque storyboard, je peux ajouter des commentaires, ce qui évite des explications ad-hoc dans les réunions de la direction. Nous passons notre temps à parler de la façon de réagir face à un indicateur, plutôt que de devoir informer les personnes concernant le contenu.

Pourquoi la technologie fait-elle la différence ?

Cela rejoint deux domaines : l'accès aux informations importantes et la confiance en leur exactitude.

Accéder aux données de tous les systèmes

En utilisant des connecteurs et des commandes, je peux avoir accès à toutes les données de nos systèmes. Et oui, tous ! Comme la plupart des entreprises, nous avons plusieurs systèmes, ce qui signifie que nos données sont stockées à plusieurs emplacements. Le fait de pouvoir alors abattre ces barrières et d'avoir accès à toutes les informations dont j'ai besoin pour avoir confiance dans la visibilité et le contrôle de nos principaux risques n'a pas de prix. J'en parle davantage dans un précédent article de blog, Outils d'analyse Big Data pour les responsables financiers.

Données mises à jour automatiquement

Une fois que j'ai choisi les sources d'information (par exemple, les données du grand livre ou des factures, ou les informations sur les ressources humaines et la paie), je détermine quelles données sont les plus pertinentes. (Il s'agit simplement de sélectionner des colonnes dans un tableau pour que la plateforme sache quels éléments de données copier.)

Les connexions que j'ai créées pour chacune de ces colonnes sont permanentes (sauf si je les coupe). Cela signifie que les copies des données se rafraîchissent automatiquement et sont stockées sur un serveur sécurisé à accès restreint. Cela signifie que mes données sont en sécurité à un même emplacement, ce qui apporte une grande différence à ma journée. Finis les liens et les fusions de tableurs, adieu les maux de tête liés au contrôle des versions qui résultent de l'envoi de tableurs par courrier électronique.

Des tests sur nos contrôles sont programmés pour être exécutés de manière quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Ces tests signalent automatiquement des anomalies au moment où elles se produisent, afin que mon équipe dispose d'un délai plus long pour les résoudre avant la fin du mois.

Des prévisions financières plus confiantes

Le plus gros impact pour moi est que j'ai confiance dans les prévisions que je donne. Je peux passer un jour ou deux avant une réunion de la direction à améliorer mon discours plutôt que m'échiner à obtenir un nombre idéal. Cela m'aide à me sentir en contrôle et à avoir confiance dans l'histoire financière que je raconte.

Des fins de trimestre moins stressantes

Et ce sentiment gagne mon équipe. Les membres de mon équipe me disent que les fins de mois et de trimestre sont moins stressantes parce qu'un grand nombre d'anomalies est recueilli plus tôt. Bien sûr, la pression est toujours là pour produire les chiffres définitifs et résoudre les problèmes de dernière minute. Tout cela est inévitable et il serait irréaliste de s'attendre à ce qu'elle disparaisse complètement. Néanmoins, je suis content d'être dans un environnement où la plupart de ces problèmes sont éliminés de manière automatique. Cela facilite grandement mon travail et celui de mon équipe.